7 klassiske fejl i LCA A4 + A5 rapportering, og hvordan du undgår dem

Fra midten af 2025 træder nye krav i kraft i Danmark: byggeprojekter skal begrænse drivhusgasudledninger i fase A4 (transport til byggeplads) og A5 (aktiviteter på byggepladsen) til 1,5 kg CO₂e pr. m² pr. år. Disse regler kræver ikke kun overholdelse – de kræver præcision, datadisciplin og bedre processer.

Alt for mange projekter laver fejl. Her er syv typiske fejl, hvorfor de betyder noget, og hvordan man undgår dem.

1. Fejl: ingen klar ansvarsfordeling for data

Hvad der ofte sker: Flere datatyper er involveret (brændstof, elektricitet, affald, og transport), men det bliver aldrig defineret, hvem der er ansvarlig for at indsamle, verificere og indsende hver type. Det bliver ofte fordelt mellem flere roller, hvilket desværre betyder, at data kommer for sent, ufuldstændigt eller slet ikke.

Hvorfor det her er risikabelt:

• Manglende data kan gøre det umuligt at opfylde rapporteringskravet.
• Huller eller inkonsistens reducerer troværdigheden og øger risikoen for revision.
• Uden ansvar opstår omkostninger og tidsoverskridelser, når folk jagter manglende fakturaer.

Sådan undgår du det:

• Ved projektstart skal du kortlægge hver datastrøm, der er nødvendig for A4 + A5: elektricitet, brændstof, affald, transportafstande osv.
• Udpeg en navngivet person eller rolle for hver strøm (f.eks. "byggepladslederen er ansvarlig for brændstof data", "underentreprenøren er ansvarlig for affaldsdata"). Inkludér dette i kontraktdokumenter.
• Byg disse ansvarsområder ind i indkøbs-/underentreprenøraftaler. Kræv klausuler, der kræver datalevering i specificerede formater med givne intervaller.
• Brug et delt digitalt værktøj eller platform (kan være så simpelt som en cloud-mappe med skabeloner eller dedikeret LCA-rapporteringssoftware), så alle ved, hvad der skal leveres, hvornår og hvis job det er.

2. Fejl: at vente til slutningen af projektet med at indsamle data

Hvad der ofte sker: Dataindsamling (brændstofsedler, energiforbrug, transportafstande, affaldsdata) overlades til projektafslutningen. På det tidspunkt kan nogle fakturaer være svære at finde, folk kan have skiftet rolle, og små men vigtige detaljer går tabt.

Hvorfor det her er risikabelt:

• Vigtige udledninger rapporteres muligvis ikke.
• Efterfølgende udfyldning af manglende data er besværlig eller umulig.
• Risiko for manglende overholdelse eller at være over udledningsloftet uden at vide det tidligt.

Sådan undgår du det:

• Sæt en rapporteringsplan op månedligt (helst) eller mindst kvartalsvis. Registrér forbrug, mens det sker.
• Brug løbende CO₂-sporing eller dashboards. Du skal så hurtigt som muligt begynde at logge udledningsrelevante data, så du kan se, hvor du står i forhold til grænsen.
• For tilbagevendende poster (f.eks. brændstof, elektricitet, affald) skal du automatisere faktureringen eller måleraflæsningen, hvor du kan. Hvis du bruger digitale målere eller leverandørportaler, indlæs data direkte i stedet for at vente på papir.
• Revidér tidligt og ofte: få nogen til at gennemgå datastrømme/kvaliteten med jævne mellemrum for at sikre, at du får det, du har brug for, i stedet for at vente med at finde ud af, at noget blev overset til sidst.

3. Fejl: uorganiseret eller "indbakke-kaos" dokumentation

Hvad der ofte sker: Fakturaer, leveringssedler, kvitteringer osv. er spredt over e-mailtråde, fysiske papirer, forskellige formater. Det kan hurtigt blive svært at holde styr på, hvad der er gyldigt, hvad der ligger dobbelt, og hvad der helt mangler, hvilket skaber forvirring og ekstra arbejde.

Hvorfor det her er risikabelt:

• Dobbelttælling eller underrapportering
• Spildt tid på at finde dokumenter
• Risiko for ikke at kunne bevise påstande under kontrol eller revision

Sådan undgår du det:

• Brug et delt dokumentstyringssystem (kan være cloud-storage med streng mappestruktur), hvor al dokumentation uploades i digital form med det samme.
• Definér navnekonventioner for filer (f.eks. "ÅÅÅÅ-MM-DD_Faktura_Brændstof_LeverandørX") for nem genfinding.
• Brug versionskontrol eller datostempler, så du kan se, hvornår hvert dokument blev uploadet og af hvem.
• I stedet for at jonglere med e-mailvedhæftninger manuelt kan du bruge Acembees AI-assistent til LCA A4 + A5-rapportering. Den behandler automatisk fakturaer sendt via e-mail, finder dubletter og holder styr på det, der mangler. Så er dokumentationen struktureret fra dag ét.

4. Fejl: papirbaseret dokumentation (forsinket digitalisering)

Hvad der ofte sker: Når leverandører sender papirdokumenter, bliver de som regel scannet eller tastet ind senere og så bliver dataopdateringen forsinket.

Hvorfor det her er risikabelt:

• Dokumenter nedbrydes, forsvinder
• Dataindtastning eller scanningsfejl
• Forsinkelse i analyse reducerer evnen til at justere midt i projektet

Sådan undgår du det:

• Kræv digitale fakturaer - hvis muligt. Kommer noget på papir, scan det straks ved modtagelse - ikke senere.
• Brug mobile scanning-apps eller værktøjer på stedet til at digitalisere med det samme.
• Sæt protokoller op: når en levering modtages, scan/digitaliser + omdøb + upload til den delte mappe/system.
• For tilbagevendende leverandører skal du undersøge integration af deres digitale systemer eller portaler, så de kan sende dig elektroniske dokumenter, eller adgang deles.

5. Fejl: blind afhængighed af standardværdier

Hvad der ofte sker: Generiske eller referenceværdier (f.eks. en antaget udledning pr. kilogram materiale, gennemsnitligt brændstofforbrug for typisk transportafstand) bruges i stedet for faktiske leverandør- eller projektspecifikke data.

Hvorfor det her er risikabelt:

• Hvis man stoler blindt på generiske værdier, kan udledningen være overvurderet.
• Brug af standardværdier låser antagelser fast og mindsker mulighederne for at optimere.
• Småfejl kan hobe sig op - og brede antagelser kan skjule besparelser.

Sådan undgår du det:

• Brug kun generiske værdier til mindre komponenter, hvor den ekstra indsats for at få faktiske data ville være uforholdsmæssig.
• For større materialer (beton, stål, store præfabrikerede moduler) skal du få leverandør-EPD'er eller faktiske data om transport og energiinput.
• Når generiske værdier bruges, skal der dokumenteres klart hvilke, så dem der gennemgår (revisor, kunde), forstår antagelserne.
• Hvis generiske værdier bruges, kan det overvejes at overestimere, så estimater ikke er alt for optimistiske.
• Tjek mod benchmarks eller grænseværdier fra undersøgelser (nationale medianer) til sammenligning. Hvis dit projekt er langt fra, kan du undersøge om brug af faktiske data kunne forbedre dit resultat.

‍

6. Fejl: dårlig koordination med underentreprenører og leverandører

Hvad der ofte sker: Byggeteams forventer ofte, at leverandører leverer bestemte oplysninger (fx brændstofforbrug, transportruter, affaldsfraktioner), men der er ikke altid klare retningslinjer, skabeloner eller tidsfrister fra start. Derfor kommer data i forskellige formater eller på forskellige tidspunkter.

Hvorfor det her er risikabelt:

• Ufuldstændige eller varierende data reducerer gyldighed og evne til at verificere
• Forsinkelser, genarbejde eller huller i rapporten
• Overholdelse bringes i fare, hvis myndigheder kræver verificerede data

Sådan undgår du det:

• Levér standardskabeloner til leverancer: f.eks. formularer til brændstofforbrug, der specificerer liter, datoer, køretøjstyper; affaldsfraktioner efter vægt; transportruter/afstande; kulstofintensitet for transport.
• Inkludér dataspecifikationer i kontrakter og underentreprenør-aftaler, så de ved på forhånd, hvad der forventes og hvornår.
• Tilbyd eksempler eller guides til dem — det hjælper ofte, fordi mange ikke har prøvet det før.
• Fastsæt deadlines i god tid (f.eks. månedligt), så data leveres stykkevis i stedet for alt på én gang til sidst.

7. Fejl: at behandle rapportering som en engangs manuel opgave i stedet for at automatisere

Hvad der ofte sker: Mange teams bruger stadig regneark og manuelle indtastninger til beregninger – typisk en eller to gange i løbet af projektet.

Hvorfor det her er risikabelt:

• Stor chance for data indtastningsfejl og duplikater
• Svært at spore fremgang eller se, hvor du står i forhold til udledningsloftet indtil det er for sent
• Manuelt arbejde skalerer sjældent; bliver overvældende på større eller flere projekter

Sådan undgår du det:

• Brug Acembees AI-assistent, som er bygget specifikt til LCA A4 + A5 rapportering. Den kan importere leverandørfakturaer, udtrække nøgledata som brændstofforbrug og affaldsvolumen, opdage duplikater og opdatere dashboards i realtid.
• Hvor det er muligt, integrér med leverandørsystemer eller logs (f.eks. tankstationer, transportentreprenører) via API eller delt rapportering.
• Brug dashboards eller visuelle værktøjer til at overvåge dine udledninger løbende, så du kan se tendenser, spidser eller problemområder tidligt.
• Vedligehold et veldesignet regneark, hvis du ikke har software, men strukturér det strengt: sæt faste felter, validér input (f.eks. drop-downs for leverandørnavne, køretøjstyper), krydstjek totaler, flag outliers.
• Overvej periodiske interne gennemgange og sammenlign faktiske vs generiske estimater for at se, hvor optimering er mest effektiv, lær af det til fremtidige projekter.

Sammenfatning og bedste strategi

Ved at sammensætte alt dette er her en strategi, der balancerer overholdelse, omkostninger og praktisk anvendelighed:

• Kortlæg dine største udledningskilder tidligt (transport, tunge materialer, energiforbrug).
• For disse store kilder skal du sigte mod at indsamle faktiske data (leverandør-EPD'er, brændstof/log-forbrug, transportafstande).
• Brug kun standardværdier til mindre poster eller hvor faktiske data er utilgængelige, og anvend en buffer/konservativ faktor hvis muligt.
• Etablér klare datastrømme, ansvarsområder og formater. Sørg for, at underentreprenører/leverandører er med på, hvad der præcist er nødvendigt.
• Undgå at gemme rapporteringen til allersidst. Selv de mest velstrukturerede regneark og indbakker kan hurtigt blive uoverskuelige. I stedet kan du bruge Acembees AI-assistent til at automatisere A4 + A5 overholdelse: platformen indsamler fakturaer og forsyningsdata direkte fra email eller integrationer, udtrækker CO₂-relevant information, flagger duplikater og holder dit projekts udledninger opdateret i realtid. Med øjeblikkelige BR18-klar rapporter og live dashboards vil du altid vide, om dit byggested er på sporet til at holde sig under tærsklen på 1,5 kg CO₂-ækv/m²/år.

👉 Nysgerrig efter at se det i aktion? Book en demo med Acembee og oplev, hvor simpel automatiseret overholdelse kan være.

‍